Müşteri Veri İşleme Eki (DPA)

1. Roller ve talimat

Müşteri işletme, kendi son kullanıcı ve müşterilerinin kişisel verileri bakımından veri sorumlusudur. [TİCARİ UNVAN / İŞLETMECİ] TalepVix hizmetini sunarken veri işleyen olarak yalnızca belgelenmiş talimat, ana hizmet sözleşmesi ve mevzuat kapsamında hareket eder.

2. İşleme konusu

• Konu ve süre: TalepVix aboneliği boyunca chatbot, talep, CRM, görev, randevu, raporlama ve etkinleştirilmiş entegrasyonlar.
• İlgili kişiler: müşteri çalışanları, aday müşterileri, ziyaretçileri ve iletişim kuran kişiler.
• Veriler: kimlik/iletişim, sohbet ve talep içeriği, işlem/kanal bilgisi, randevu ve müşteri tarafından belirlenen alanlar.
• Özel nitelikli veri: ayrı yazılı aktivasyon, minimizasyon ve güvenlik kontrolü olmadan işlenmez.

3. Gizlilik ve güvenlik

TalepVix rol tabanlı erişim, tenant ayrımı, aktarım şifrelemesi, gizli anahtar yönetimi, denetim kaydı, yedekleme ve olay yönetimi için uygun teknik-idari tedbirleri uygular. Yetkili personel gizlilik yükümlülüğü altındadır.

4. Alt işleyenler

Barındırma, otomasyon, e-posta, mesajlaşma, ödeme ve AI sağlayıcıları alt işleyen olabilir. Güncel liste; sağlayıcı, hizmet, ülke, veri kategorisi ve değişiklik bildirim süresiyle müşteri panelinde yayımlanmalıdır.

Anthropic API kullanımı yurt dışı alt işleme doğurabilir. Standart API girdileri ve çıktıları Anthropic açıklamasına göre kural olarak 30 gün içinde silinse de bu tek başına KVKK aktarım şartını karşılamaz.

5. Yurt dışına aktarım

Yurt dışı aktarımda KVKK m.9'daki yeterlilik kararı, uygun güvence veya arızi hâllerden uygulanabilir olan belirlenir. Standart sözleşme kullanılacaksa doğru taraf tipi seçilir, Kurul metni esaslı biçimde değiştirilmez ve imzaların tamamlanmasından itibaren beş iş günü içinde Kuruma bildirim süreci yürütülür.

6. İlgili kişi talepleri

TalepVix, müşteri tarafından iletilen erişim, düzeltme, silme, kısıtlama ve dışa aktarma taleplerine sistemin niteliği ölçüsünde destek verir; veri sorumlusu adına doğrudan karar vermez.

7. İhlal ve olay yönetimi

TalepVix, müşteri verisini etkileyen doğrulanmış olayı öğrendiğinde sözleşmede belirlenecek süre içinde kapsam, muhtemel etki ve alınan önlemlerle müşteriyi bilgilendirir. Resmî bildirim yükümlülüğünün sahibi, rollere göre ayrıca belirlenir.

8. İade, silme ve denetim

Sözleşme sona erdiğinde müşteri verisi dışa aktarılır ve yasal saklama zorunluluğu dışında silinir veya anonimleştirilir. Yedek kopyalar belirlenen döngü sonunda üzerine yazılır. Müşteriye makul güvenlik ve uyum bilgisi sağlanır; denetim, diğer müşterilerin verisini ve ticari sırları açığa çıkarmayacak biçimde yürütülür.