Gizlilik ve KVKK Aydınlatma Metni

1. Veri sorumlusunun kimliği

Veri sorumlusu: [TİCARİ UNVAN / İŞLETMECİ ADI], adres: [AÇIK ADRES], iletişim: [KVKK BAŞVURU E-POSTASI / KEP]. Bu alanlar tamamlanmadan metin yürürlüğe alınamaz.

2. TalepVix'in rolü

TalepVix; kendi hesap sahipleri, ön başvuru yapanlar, faturalama ve güvenlik kayıtları bakımından veri sorumlusudur. Müşteri işletmenin chatbotuna yazan son kullanıcıların verilerinde ise amaç ve vasıtaları müşteri işletme belirler; TalepVix kural olarak veri işleyen sıfatıyla hareket eder.

Müşteri işletme, kendi ziyaretçi ve müşterilerine uygun aydınlatmayı sunmaktan ve TalepVix'e yalnızca hukuka uygun elde edilmiş verileri aktarmaktan sorumludur.

3. İşlenen veri kategorileri

• Kimlik ve iletişim: ad, soyad, e-posta, telefon ve firma bilgileri.
• Hesap ve işlem güvenliği: kullanıcı kimliği, oturum, IP, zaman damgası, hata ve denetim kayıtları.
• Müşteri işlem verileri: talepler, sohbet içerikleri, görevler, randevular ve firma tarafından yüklenen bilgi tabanı.
• Finansal kayıtlar: plan, ödeme durumu, tutar, sağlayıcı referansı; tam kart verisi TalepVix'te tutulmaz.
• Pazarlama ön başvurusu: sektör, ekip, kanal, hacim, mevcut araçlar ve paylaşılan notlar.

4. İşleme amaçları ve hukuki sebepler

Veriler; hesabın kurulması, sözleşmenin kurulması ve ifası, destek ve güvenlik, kötüye kullanımın önlenmesi, yasal yükümlülüklerin yerine getirilmesi, taleplerin yanıtlanması ve açıkça talep edilmiş iletişimin yürütülmesi amaçlarıyla işlenir.

İşleme faaliyetine göre KVKK m.5/2 kapsamındaki sözleşmenin kurulması veya ifası, hukuki yükümlülük, bir hakkın tesisi-kullanılması-korunması ve temel haklara zarar vermemek kaydıyla meşru menfaat şartlarına dayanılır. Açık rıza gereken ayrı bir faaliyet varsa rıza, aydınlatmadan ayrı ve özgür iradeyle alınır.

5. Toplama yöntemi

Veriler; web formları, hesap ve firma kurulum ekranları, sohbet widgetı, yetkili entegrasyonlar, destek yazışmaları ve güvenlik günlükleri üzerinden elektronik olarak elde edilir.

6. Aktarımlar ve AI sağlayıcısı

Barındırma, e-posta, ödeme, mesajlaşma ve AI altyapısı sağlayıcılarına yalnızca hizmet için gerekli veriler aktarılabilir. Her sağlayıcı, devreye alınmadan önce amaç, ülke, saklama süresi ve sözleşmesel güvence bakımından alt işleyen listesine eklenir.

AI yanıtı üretmek için seçilen sohbet içeriği Anthropic API'ye gönderilebilir. Anthropic'in standart API saklama açıklamasına göre giriş ve çıkışlar, farklı bir sözleşme yoksa kural olarak 30 gün içinde silinir. Bu aktarım yurt dışına veri aktarımı oluşturabilir; KVKK m.9 kapsamındaki uygun güvence tamamlanmadan özel nitelikli veri veya gerçek müşteri sağlık verisi AI servisine gönderilmemelidir.

7. Saklama ve silme

Hesap ve müşteri içeriği aktif hizmet süresince; sona erme sonrasında sözleşme, uyuşmazlık ve yasal yükümlülüklerin gerektirdiği süre boyunca sınırlı erişimle saklanır. Operasyonel veriler için ayrıntılı süreler Saklama ve İmha Çizelgesi'nde tutulur. Yedek kopyalardaki silme, yedek döngüsü sonunda gerçekleşir.

8. İlgili kişi hakları

KVKK m.11 kapsamındaki bilgi alma, düzeltme, silme/yok etme, aktarılan üçüncü kişileri öğrenme, otomatik analiz sonucuna itiraz ve zararın giderilmesini isteme hakları [KVKK BAŞVURU E-POSTASI / KEP / AÇIK ADRES] üzerinden kullanılabilir. Başvuruda talebin ve kimliği doğrulamaya yeterli bilginin bulunması gerekir; gereksiz kimlik belgesi istenmez.

9. Çocuklar ve özel nitelikli veriler

TalepVix doğrudan çocuklara sunulan bir hizmet değildir. Sağlık verisi gibi özel nitelikli veriler, yazılı kapsam, erişim, aktarım ve saklama kontrolleri etkinleştirilmeden chatbot bilgi tabanına veya AI konuşmasına girilmemelidir.